Lors d’activités de formation portant sur la motivation ou la mobilisation, le thème de la reconnaissance est souvent abordé. Lors de ces discussions, je constate d’abord la présence d’un mythe très répandu auprès des gestionnaires. Plusieurs croient que la reconnaissance doit être tangible, c’est-à-dire monétaire ou l’équivalent. C’est faux. Il ne faut pas confondre reconnaissance et récompense; ce sont deux réalités différentes. Selon moi, cette erreur d’interprétation vient du fait que ces gestionnaires ne considèrent qu’une occasion de faire preuve de reconnaissance: l’atteinte de résultats qui dépassent les attentes. Devant de tels résultats, leur réflexe est de trouver un moyen de les souligner qui soit à la mesure du résultat atteint; ce qui les amène à chercher une récompense. L’association reconnaissance et récompense sera plus facilement évitable pour le gestionnaire qui utilise adéquatement les quatre cibles de reconnaissance qui sont: les résultats, l’effort, la compétence et l’existence.

La reconnaissance des résultats atteints

Cette forme de reconnaissance est probablement la plus pratiquée mais aussi celle que l’on confond le plus avec la notion de récompense. Elle porte sur les résultats du travail de l’employé, sur son efficacité ou sur l’atteinte d’objectifs prédéterminés. Il s’agit pour le gestionnaire de reconnaître l’efficacité, l’utilité et la qualité du travail réalisé par une seule personne ou un groupe. Cette forme de reconnaissance est donc conditionnelle et ne peut se manifester qu’après coup. Malheureusement, on la pratique surtout pour des résultats exceptionnels qui dépassent le rendement attendu. Ce qui la rend encore plus rare et pas à la portée de tous. Les gestionnaires tombent souvent dans le piège de considérer que l’atteinte de résultats prédéterminés sans les dépasser ne mérite pas de reconnaissance. La phrase: «Elle fait juste son travail» témoigne bien de cette façon inadéquate de penser.

« Chérie, tu m’appelleras pour m’informer si tu décides d’aller magasiner après le boulot. »

« Fiston, je souhaite que tu me demandes l‘autorisation avant d’accepter d’aller jouer au parc avec ton ami aujourd’hui. »

« Ne vous gênez surtout pas pour vous prendre une consommation dans le réfrigérateur. Vous n’avez pas besoin de me le demander pour vous servir. »

Trois petites phrases anodines qu’on a déjà entendues plus d’une fois dans notre quotidien. Trois petites phrases émises dans un but relativement simple de :

1. Clarifier des situations d’actions et de prise de décisions afin de sauver du temps, d’éviter des malentendus, des inconforts, etc. bref d’être plus efficace (pour utiliser un terme de gestion) et/ou

1. prévenir des circonstances pouvant générer, aux yeux de l’émetteur des conséquences non désirées. Habituellement, une réaction, voire un questionnement du type « pourquoi ? » de la part du récepteur suivra et provoquera une discussion riche de sens et d’arguments permettant ultimement d’atteindre le but numéro 1.

Bien que ces situations décrites aient été relevées de notre vie de tous les jours, elles sont directement reliées avec le concept d’AUTORITÉ utilisé dans un cadre professionnel. Cet outil de gestion, trop souvent mal compris, perçu négativement et surtout mal utilisé peut être la cause de nombreux quiproquos et querelles au sein d’une même équipe, d’une même organisation. C’est pourquoi, il est important, voire nécessaire lorsqu’on prend le temps de clarifier les rôles et les responsabilités des membres de nos équipes, de camper par la même occasion le niveau d’autorité, c’est-à-dire en d’autres termes, la marge de manœuvre décisionnelle attendue. Cette étape est malheureusement souvent omise ou débattue à posteriori une fois la confusion créée, l’erreur produite ou les frustrations exprimées.

L’autorité que l’on définit comme étant le privilège et le devoir de prendre des décisions, de se prononcer en cas de conflits ou de désaccords et de mettre ses décisions en vigueur doit être définie, précisée, communiquée et entendue entre le supérieur immédiat et son gestionnaire. Cette légitimité confirmée et son pouvoir décisionnel clarifié, le gestionnaire peut alors avoir les coudées franches dans ses actions et décisions, et manœuvrer avec son équipe de façon plus efficiente. Dans certaines situations, l’un ou l’autre de ces 5 niveaux d’autorité suivants pourra lui être accordé :

1. Avoir carte blanche dans l’action et/ou la décision, sans être tenu d’informer qui que ce soit;
2. Prendre une décision ou poser une action avec l’obligation d’informer un quelconque responsable dans l’organisation incluant s’il y a lieu, son supérieur immédiat;
3. Consulter un quelconque responsable dans l’organisation incluant s’il y a lieu, son supérieur immédiat, avant de prendre une décision ou de poser une action;
4. Avoir un pouvoir de recommandation uniquement;
5. Avoir un pouvoir d’exécution suite à une prise de décision effectuée à un autre niveau de l’organisation.

Quoi de plus improductif et décevant pour un gestionnaire d’assumer que son supérieur immédiat traitera du dossier “Y” et qu’en même temps,  ce même supérieur immédiat pense plutôt que ce soit son gestionnaire qui prendra en charge ce dossier “Y”. Quoi de plus frustrant aussi pour un gestionnaire de se rendre compte après avoir mis beaucoup de temps et d’efforts dans le traitement du dossier “Z”, que ce même dossier faisait également partie des priorités de réalisation de son supérieur immédiat. Deux situations à éviter il va de soi et pour lesquelles une clarification des niveaux de responsabilités et d’autorité aurait permis d’éviter plusieurs impacts négatifs et réactions inattendues.

En résumé, dans ce type d’intervention de clarification du pouvoir décisionnel, l’intention doit viser avant tout à rendre les choses claires de part et d’autre, à éviter les imbroglios, à se comprendre avant, plutôt que d’avoir à gérer après des malentendus, des différends, des chicanes, voire même des conflits qui pourraient se transformer en guerre de clocher interne et créer de la zizanie.

Pas pour rien que certains prétendants au poste de directeur général des Canadiens de Montréal souhaitent comprendre et clarifier AVANT d’accepter quoi que ce soit, le rôle, les responsabilités ainsi que l’autorité qui leur seront accordés dans la fonction tant convoitée. Vaut mieux savoir au départ avec qui l’autorité sera partagée et surtout de quelle façon. À défaut que les marges décisionnelles définies ne correspondent pas aux attentes des candidats, elles auront eu au moins l’avantage d’avoir été clarifiées au départ.

Avez-vous déjà rencontré un gestionnaire n’ayant aucun sens du leadership? Quelle était votre perception de ce gestionnaire? Était-il crédible dans son rôle? Pouvait-il rallier une équipe et  l’amener à atteindre les objectifs fixés? Sachant que le leadership n’est ni plus ni moins que le pouvoir d’influencer les gens dans une direction, l’auriez-vous suivi?

J’ai souvent côtoyé des gestionnaires n’exerçant pas réellement leur pouvoir d’influence, car visiblement, leurs habiletés et leurs attitudes étaient leurs plus grands obstacles. Est-ce paradoxal d’être gestionnaire et ne pas être un réel leader? Ce n’est pas parce qu’on exécute bien notre travail comme gestionnaire qu’on a tous les atouts pour devenir un bon gestionnaire-leader. Et vous, quel type de gestionnaire-leader êtes-vous? N’oubliez par que votre équipe est le reflet de votre leadership!

Réflexions d’un gestionnaire- leader

Lorsque vous vous regardez dans le miroir, êtes-vous satisfait du gestionnaire que vous voyez? Avez-vous le courage de vous dépouiller de vos anciennes habitudes pour faire le plein? Au fond, comment peut-on faire le ménage pour faire place à de nouvelles habiletés de gestion? On ne peut pas donner à quelqu’un ce que l’on ne possède pas comme leader. Êtes-vous bienveillant, empathique et avez-vous de la gratitude envers les autres et envers vous-même? Est-ce que vous vous donnez le droit à l’erreur? Encore une fois, nous ne pouvons pas donner aux autres ce que nous n’avons pas. Qu’est-ce qui occupe le plus vos pensées? Ces pensées sont-elles positives ou négatives? Ne faut-il pas régler le passé dans le but de ne pas perdre d’énergie? Et vous, comme gestionnaire, quelle est votre plus grande perte d’énergie? Nous avons un pouvoir hiérarchique comme gestionnaire, mais ne sommes-nous pas des humains qui doivent faire leur chemin ensemble?

Qu’est-ce qu’un bon gestionnaire-leader?

Un bon leader doit lâcher prise et porter son attention sur son intention. Il doit porter son attention sur les éléments sur lesquels il a du contrôle. Il doit avoir confiance en lui pour avoir confiance dans les autres. Le gestionnaire-leader a pour rôle de garantir les résultats, contribuer à part entière à l’équipe de gestion ainsi que représenter les intérêts de son entreprise auprès de ses employés. Pour mieux accomplir ce rôle, il doit être capable de sortir de sa zone de confort ce qui inspirera courage à ses employés, collègues et partenaires : ils oseront aussi faire les choses autrement pour le meilleur bénéfice de l’organisation. La crédibilité ainsi acquise permettra au gestionnaire d’être aussi un bon leader. Il est à peine exagéré de prétendre que quelqu’un puisse être un bon gestionnaire-leader sans la crédibilité que lui témoigne son entourage.

Quelques questions importantes :

• En quoi êtes-vous inspirant pour vous-même et les autres?
• Quels sont les gestes qui démontrent que vous êtes un leader?
• Êtes-vous un leader dans votre vie personnelle et professionnelle?
• Qu’est-ce qui vous manque pour devenir encore plus authentique comme leader?
• Quelles sont les prochaines actions que vous allez réaliser pour développer votre leadership?

En conclusion :

Les gestionnaires d’autrefois géraient strictement la performance alors qu’aujourd’hui on dit d’un gestionnaire-leader qu’il doit gérer la performance, mais également les relations.

Il y a deux types de gestionnaires : ceux qui sont au service des gens et ceux qui se servent des autres? À partir du moment où le gestionnaire-leader est au service des gens, le leadership prend tout son sens. Prenons par exemple Pierre Lavoie, René Lévesque, Nelson Mandela et John F. Kennedy. Ce sont tous des gens qui se sont engagés dans un leadership qui surpassait leur égo. L’égo, comme dirait un de mes mentors Jean-Pierre Fortin, coach MCC (Maître Coach Certifié) est très important puisqu’il permet de traverser les obstacles difficiles et nous met en action. Par contre, quand il n’est pas bien maîtrisé, il peut perturber la perception que nous avons de nous-mêmes. Qu’ont-ils tous en commun Pierre Lavoie, René Lévesque, Nelson Mandela et John F. Kennedy? Ils sont passés de « il le faut » à « j’ai le goût » et chacun d’entre eux avait le désir de suivre un parcours unique tout en étant des leaders « de cœur, de tête, de corps et d’esprit ». Au fond, ils étaient congruents avec qui ils étaient et ont su mettre en évidence leur talent et leur charisme. Votre responsabilité est de connaître vos talents et avoir le courage de les partager avec vos patrons et vos collègues afin d’être le meilleur gestionnaire-leader possible.

Roch Marinier

Coach professionnel, formateur

Je suis enfin à bord du train qui me ramène d’Ottawa à la maison, après avoir donné trois journées de formation.  La circulation là-bas était tellement dense que je suis arrivée à la gare à la dernière minute pour l’embarquement. Mon niveau de stress était passablement élevé.

Une fois à bord, installée devant un bon souper, un premier représentant du service à la clientèle m’a tendu une débarbouillette chaude, que je n’ai pas vue, tout occupée que j’étais à régler par téléphone un problème de surfacturation avec l’hôtel où j’avais séjourné pendant ces trois jours. Quelques instants plus tard, une deuxième représentante vient me demander, toujours pendant que je suis au téléphone, si je veux du thé. Je lui réponds « oui » . Je prends alors ma serviette et essuie machinalement ma tasse avant de la lui remettre : il y avait des traces de ce qui semblait être du vin sur le rebord. C’est alors qu’elle me dit : « un peu de turbulence? ». Ce à quoi je lui ai répondu : “Je n’ai aucune idée de ce que c’est : c’est comme ça des fois! » La représentante a alors éclaté de rire. Ne venais-je pas de mettre au jour une évidence? Oui, mais laquelle?

J’ai soudainement pris conscience que j’aurais facilement pu donner une tournure plus catastrophique à la situation. Si cette tasse était tachée de vin, ce n’était certainement pas moi qui en étais responsable! Et je n’ai pas rejeté le blâme de cet état de chose sur quiconque (y compris sur moi, ce qui, en soi, est un exploit).  Parfois, il est bon de lâcher prise, de prendre les choses comme elles sont et de réagir comme il se doit. Je suppose que c’est pour cette raison que la représentante riait autant à ma remarque!

Cette attitude voulant qu’on passe du temps à chercher un coupable à tout prix et à convaincre autrui que c’est nous qui avons raison n’est pas étrangère à la gestion. Dans certains cas, bien paraître a un prix : la tâche est exigeante, improductive et ne génère aucune retombée positive, que ce soit sur son entourage ou sur soi-même. Le vieux dicton nous commande de choisir nos batailles. Pour moi-même, cela se traduit par une réflexion sur les conséquences de mes choix sur mon équipe, sur mon organisation, sur moi-même : tous, en tirerons-nous quelque chose? S’il n’y a pas de réponse claire à cette question, on pourrait en conclure qu’il vaut mieux laisser tomber!

Kathleen Sears

Il serait facile de démontrer pourquoi la gestion des ressources humaines ne marche pas dans un contexte où les techniques de gestion ne sont pas appliquées. Mais nous allons démontrer que le résultat n’est pas garanti même si les techniques de gestion sont suivies à la lettre.

Pour démontrer que la gestion des ressources humaines ne marche pas même en utilisant les concepts reconnus, nous allons d’abord décrire le concept de gestion des ressources humaines pour nous assurer que nous sommes tous sur la même longueur d’onde.

Pour ne rien laisser au hasard nous débutons donc avec l’origine ou la provenance de l’objectif.  Le point de départ de l’objectif est la mission de l’entreprise soit sa raison d’être.  Basé sur la mission d’entreprise, le dirigeant identifie sa vision, qui représente ce qu’il veut que l’entreprise soit à un moment donné. Puis il faut évaluer la situation actuelle de l’entreprise c’est à dire où elle est présentement. Enfin une simple soustraction de la vision “future” moins la situation actuelle, nous donne l’écart à combler.

Pour combler cet écart, des alternatives sont identifiées puis la solution optimale est sélectionnée. Basé sur cette solution optimale il est possible de définir l’objectif qui permettra de combler l’écart.  Il va de soi que l’objectif doit respecter les sept critères de la définition de l’objectif (Spécifique, mesurable, avec une échéance, motivant, réaliste, utile, contrôlable).

Cet objectif de l’entreprise doit être décortiqué en sous-objectif pour chaque division de l’entreprise selon la responsabilité de chaque division tout en s’assurant que la somme des sous-objectifs permettra d’atteindre l’objectif global.

À partir d’un sous-objectif, il est possible pour chaque division d’identifier les lots de travail à effectuer et de lister les activités à réaliser. Puis ces activités sont ordonnancées pour établir les interrelations optimales, dans le but d’atteindre efficacement ce sous-objectif.

Basé sur cette planification il est possible de qualifier et quantifier les ressources requises soient : individus, matériel, équipement et finance.  S’ajoutent à cette planification les informations requises, qu’elles soient techniques, administratives, légale ou reliées aux procédure ou à la gestion.

Ayant en main la planification et les besoins en ressources, il faut s’organiser, ce qui implique de nous assurer que les ressources seront disponibles en temps voulu et quelles sont adéquates pour procéder à l’exécution des activités.

Enfin nous déterminons les directives opérationnelles et nous nous assurons quelles soient claires et bien comprises. Nous appelons cette assurance compréhension “le feedback”,  lequel s’exerce en demandant à chaque individu son plan d’actions. L’adéquation de ce dernier aux directives émises nous confirmera qu’elles ont été bien reçues et comprises.

Notre modèle a suivi les règles de gestion à la lettre,  il est donc possible de croire que le processus de gestion permettra l’atteinte des objectifs. HÉ BIEN NON! Ce n’est pas garanti. Cette façon de faire est une excellente police d’assurance puisque tout a été fait selon les règles de l’Art, mais la garantie n’est pas assurée.  

Merde, c’est quoi qui ne marche pas et que faut-il faire de plus?   

L’oubli majeur réside du fait que la ressource humaine est avant tout “humaine” avec tout ce que ça comporte d’avantages et d’inconvénients. Il faut reconnaitre que la situation de l’individu n’est pas statique, mais bien au contraire des plus dynamiques et que le taux de changement varie considérablement en fonction des personnes et des situations.

Conséquemment malgré toutes les précautions que nous avons prises lors de la transmission des directives, l’état changeant de l’individu influence sa compréhension, donc ses actions. C’est comme si ce n’était plus le même individu.

En conclusion, il nous reste trois choix, soit suivre l’individu pour connaître ses écarts, soit suivre la progression des activités pour identifier les tendances dérogatoires, soit faire les deux. Nous pourrons ensuite prendre les mesures correctives pour attendre l’objectif. La méthode de suivi et contrôle ferait sûrement un bon sujet à développer dans un prochain blogue.

Gilles J Coutu

12 décembre 2011

Gestionnaires, êtes-vous conscients à quel point les perceptions d’injustice au travail font des ravages? Avez-vous déjà fait un examen de conscience à ce sujet? Plus précisément, vous êtes-vous déjà demandé quelles perceptions vos employés ont de vous? Êtes-vous justes? Équitables? Êtes-vous vraiment respectueux à leur égard? Vraiment? Comment en êtes-vous si convaincus?

Dans ma pratique, je rencontre des gestionnaires qui, la plupart du temps, font du mieux qu’ils peuvent, mais qui, pour toutes sortes de raisons, ne prennent pas en considération les perceptions de leurs employés face à leurs décisions, à leurs méthodes de gestion et/ou à leurs manières de communiquer. Ce qui ouvre la porte aux dérapages…

Eh oui, vos employés évaluent vos décisions, ils vous évaluent sur vos méthodes, processus et/ou politiques de gestion qui vous mènent à prendre vos décisions et ils vous évaluent aussi sur la manière dont vous communiquez avec eux. Tous des éléments de preuves qui serviront à vous condamner, vous, les gestionnaires! Pire encore, tous ces éléments de preuves serviront à justifier différents types de comportements négatifs dans votre milieu de travail.

En fait, s’ils vous scrutent ainsi, c’est en quelque sorte pour évaluer votre relation. Sans en être systématiquement conscients, leurs perceptions d’injustices prennent leurs sources des questions suivantes : suis-je respecté? Est-ce que mon estime de moi est intègre?

Entre vous et moi, c’est fondamental et légitime comme évaluation, non?

Voici donc quatre conseils pour vous aider :

1 – Soyez attentifs à ce que vous faites et dites (ou pas), à qui, comment, pourquoi et quand.

2 – Soyez attentifs aux perceptions que vos agissements peuvent occasionner sur vos employés.

3 – Soyez attentifs au non verbal, aux commentaires, changement d’humeurs ou d’attitudes. Il y a peut-être une perception d’injustice non exprimée; soyez à l’écoute.

4 – Faites de l’écoute active!

Justine Benoit, CRHA, MBA

Premièrement,  je tiens à souhaiter une joyeuse année 2012 à tous nos lecteurs ! Meilleurs vœux de gestion plus efficiente

J’étais justement dans l’avion au début du mois et j’ai eu une discussion avec un autre voyageur : Les résolutions pour la nouvelle année. Une belle initiative au retour du temps des fêtes. Habituellement, on se «boost» avec un plein de nouveaux changements à adopter. On a tendance à garder le cap sur ses promesses personnelles un mois ou deux, et plus on avance dans l’année, plus on se dit: «Ah! puis de toute façon c’est à moi que je les ai faites ces promesses, c’est pas grave si je laisse ça à l’année prochaine».

Je vous invite donc à démarrer 2012 en gérant votre style de gestion! À la lecture des blogues précédents, nous y trouvons plusieurs inspirations d’actions, pistes de réflexion, etc . De nombreux sujets y sont couverts, procurant de bons outils pour commencer la nouvelle année avec la gestion du temps, des émotions, des communications, etc. Toute une résolution, j’en conviens, car il n’y a pas de limites à travailler sur soi-même. Par contre, il faut se dire que plus nous perfectionnerons nos compétences de gestion, mieux nous nous sentirons au travail ! Rien de mieux que d’avoir de bonnes relations de travail, de respecter son horaire et son calendrier et de savoir gérer les situations difficiles. Plus on se pratique, en appliquant les outils fournis dans nos différents blogues, moins on se laisse aller dans nos vieilles habitudes, et meilleur nous paraîtra notre emploi !

Battons-nous contre la procrastination… il ne suffit pas seulement de prendre des résolutions, mais de les appliquer tout au long de l’année.

Bon courage et bonne année à tous !

Il y a quelques jours, lorsque je prononçais une conférence à des gestionnaires, je mentionnais qu’en 35 ans de carrière en gestion des ressources humaines, cette phrase est l’une de celles que j’ai le plus entendues. Il y a aussi des variantes du genre de: «Ici, c’est une vraie maternelle!» ou «J’ai l’impression de gérer une garderie». Ces phrases me font toujours sourire. Les gestionnaires qui vivent ces situations ne sont pas conscients qu’ils contribuent au phénomène. Ils ont l’impression de subir, mais en fait ils en sont parfois les instigateurs et toujours les complices.

Voici quelques exemples classiques. Un gestionnaire répond à une question d’une employée alors qu’il sait que cette dernière aurait pu trouver la réponse seule si elle avait pris le temps de réfléchir. Autre exemple, un gestionnaire protège des employés en tolérant certains écarts aux règles. Ou encore, une gestionnaire menace un employé de sanctions sans passer à l’action. Et le classique, une gestionnaire confie tous les mandats complexes et urgents à sa meilleure employée et les mandats faciles à une personne dont le comportement est problématique. Dans toutes ces situations, les gestionnaires adoptent des comportements parentaux qui encouragent chez leurs employés des réactions enfantines.

L’analyse transactionnelle développée par Éric Berne est très utile pour comprendre cette dynamique. On y identifie chez la personne trois États du Moi: Enfant, Parent et Adulte. Dans nos échanges (ou transactions), lorsqu’une personne se met en mode Parent, son vis-à-vis se met généralement en mode Enfant et vice-versa. Cette ligne de communication s’installe progressivement et devient l’usage dans les rapports quotidiens. Qu’ils soient aidants ou critiques, les comportements de Parent d’un gestionnaire provoquent généralement des réactions en mode Enfant chez les employés. Ils peuvent réagir soit en Enfant soumis, soit en Enfant rebelle ou encore en Enfant manipulateur. Cette réaction enfantine suscitera à son tour une nouvelle réponse de Parent chez le gestionnaire.

C’est cette ligne de communication qu’il faut arrêter, pour la remplacer par une communication en mode Adulte – Adulte afin d’établir une transaction parallèle harmonieuse et efficace en milieu de travail. C’est possible même dans une relation hiérarchique. Encore faut-il que les gestionnaires évitent d’agir en mode Parent et se concentrent eux-mêmes sur leur état Adulte. Cette compétence émotionnelle m’apparaît importante pour le mieux-être des gestionnaires.

Pour les athlètes de sports olympiques, la quête de la plus haute marche du podium fait partie des plus grands rêves, des plus grandes aspirations. Et en même temps, ces derniers sont conscients que seulement trois compétiteurs pourront revenir dans leur pays d’origine avec une médaille autour du cou.

Pourtant, durant les années, les mois, les jours qui précèdent l’événement tant attendu, tous ces athlètes se fixent des buts à atteindre, établissent leurs plans de match, s’exécutent, constatent leurs résultats, identifient leurs lacunes et recommencent leur processus. En fait, au quotidien, ils pratiquent et travaillent sur les détails qui leur permettront un jour d’atteindre LEUR résultat recherché, qui devra toujours être meilleur que celui atteint la veille.

Dans notre jargon de gestion, nous parlerons d’amélioration continue. Comment faire mieux jour après jour ? Comment parvenir à «battre» les résultats du dernier trimestre. Comment nous assurer d’offrir une qualité de service supérieure à celle de la compétition ? Comment améliorer notre leadership ?

La formulation d’attentes, l’élaboration d’objectifs, l’identification de comportements attendus sont des activités qui font partie de l’une des étapes premières visant une performance accrue. C’est ce que l’on appelle l’étape de la PLANIFICATION. Pour l’athlète, quel sera le chrono à atteindre, qui tient compte de ses capacités et de ses habiletés? Quel sera le résultat visé qui, lorsqu’atteint, lui permettra de passer au niveau suivant? Quel sera le chiffre qui amènera son lot de satisfaction?

Or, c’est bien beau la planification, mais à quoi servirait-elle si on ne connaissait pas le résultat des plans élaborés et cibles visées? Avez-vous déjà pratiqué un sport sans calculer le pointage, sans relever aucune statistique, sans mesurer quoi que ce soit? Avez-vous déjà tenté de perdre du poids sans vous peser? Difficile de mesurer un degré de satisfaction sans ces suivis. Souvent considéré par plusieurs comme une étape «casseuse de party», mais tout aussi importante que la planification, le CONTRÔLE a comme principal avantage de nous assurer de l’atteinte de l’objectif et de l’application du plan de match établi en nous permettant, avant qu’il ne soit trop tard, de prendre les moyens nécessaires pour corriger les situations défavorables en cas d’écart.

Le contrôle est donc cette fonction de gestion qui permet au gestionnaire de mesurer, d’évaluer le niveau de performance atteint (choix des ressources, des méthodes et résultats), de comparer celui-ci aux plans et objectifs visés (attentes) et de prendre les mesures appropriées pour corriger la situation.

Et pour exercer un contrôle efficace, certaines étapes doivent être prévues :

• En fonction des objectifs établis lors de la planification, établissement des paramètres, des critères qui nous permettront d’évaluer l’atteinte ou non des objectifs;
• Pour chacun des paramètres, identification des normes (quantitatifs, qualitatifs) qui serviront de référence et de comparable aux résultats obtenus;
• En fonction des résultats obtenus, comparaison entre ceux-ci et les normes établies précédemment afin de confirmer une concordance ou un écart (favorable ou défavorable);
• Évaluation des écarts et appréciation des causes entourant ces écarts en vue de ressortir des options de solutions et/ou des correctifs.
• Mise en place de mesures correctives en vue d’éliminer définitivement, les situations défavorables.

C’est donc au travers la mesure du résultat obtenu en regard d’indicateurs mesurables que l’athlète pourra confirmer qu’il est sur la bonne voie ou qu’il doit apporter des ajustements à son plan d’entraînement.

Il ne faut toutefois pas oublier que sans le CONTRÔLE, la planification perd tout son sens et sans la planification, nul besoin de contrôle. Un lien très étroit unit ces deux fonctions de gestion.

Je vais t’apprendre à être aimable, à mettre un sourire sur ton visage, à parler poliment avec les autres? Tout ceci est très difficile à transmettre à nos employés n’est-ce pas? Sommes-nous supposés les éduquer ou les superviser?

Beaucoup pourront confirmer que la tâche la plus difficile d’un gestionnaire est de gérer son personnel. Souvent, c’est  l’équipe du recrutement qui est blâmée pour les choix problématiques. Comment ça il a été engagé lui?  Ce n’est pas l’attitude à adopter.

En fait, on demande aux candidats 3 catégories de compétences, en général :
1-    Savoir (connaissances)
2-    Savoir-faire (habilités techniques)
3-    Savoir-être (Attitudes, habilités interpersonnelles)

Ainsi, sur un curriculum vitae on pourra mesurer la connaissance (le savoir) et cerner à peu près le savoir-faire du candidat. Par contre, le savoir-être lui ne peut pas être quantifié par le CV.

Personne n’ajoute à son CV une section défauts de personnalités!!! De même qu’en entrevue; les  candidats se présente sous leur meilleure facette. Le superviseur doit rester attentif au cours de ses 3 mois de probation puisqu’il est plus facile d’agir si l’employé démontre des attitudes problématiques.

Il est possible de travailler à développer des connaissances et des habilités techniques chez une personne. L’école le fait, les livres, l’expérience de travail et même le gestionnaire en agissant en tant que coach. Par contre, comment travailler sur les attitudes de nos employés? La tâche se complique…

Ce qui est important de garder à l’esprit c’est qu’il ne faut pas ignorer le problème. Il faut agir dès que l’employé démontre un problème d’attitude. Sinon, quel est le message véhiculé? Mon superviseur n’a pas de contrôle sur l’équipe, il est mou, donc je fais ce que je veux et je le fais comme je veux.

Commençons par donner le bénéfice du doute à l’employé. On le rencontre pour mettre les choses au clair avec lui. Peut-être qu’il n’est pas au courant qu’il à une mauvaise attitude?!

Dans cette rencontre, qu’on appellera «feedback constructif», on essaie d’être le plus clair possible, de parler avec des faits et non des perceptions. Il ne faut pas oublier de lui expliquer les effets négatifs de son comportement, donc pourquoi est-ce que son comportement n’est pas bien. Les répercussions négatives sur l’équipe, les résultats et sur l’organisation par exemple. Ensuite, on lui demande de nous expliquer les raisons pour lesquelles il agit de la sorte (le comportement pour lequel vous l’avez rencontré). Une fois qu’il s’est exprimé, on lui demande de trouver des solutions pour que ça ne se reproduise plus. Il est important de lui remettre la responsabilité de trouver une solution. Lorsqu’il la trouve, il se sentira responsable de la faire fonctionner. Il aura le devoir de garder sa parole. Dans le cas où ça se reproduit et qu’on passe a un avertissement verbal, notre employés ne pourra pas nier le fait qu’il a été averti.

Il est important de prendre notre temps dans cette rencontre avec notre employé pour :
1-    s’assurer de cerner le problème et de bien le comprendre notre employé
2-    que l’employé cerne le sérieux du problème

Aussi, on se doit de l’avertir des conséquences qui seront appliquées, soit les mesures qui seront entreprises si le comportement indésirable se reproduit.

Renseignez-vous sur la politique des mesures disciplinaires dans votre entreprise. Ne prenez pas pour acquis que le département des ressources humaines se charge de vos situations difficiles avec vos employés. Les RH sont souvent un soutien aux gestionnaires.

Enfin, DOCUMENTEZ toutes les rencontres de feedback, les warning etc., fait auprès d’un employé. C’est ce qui justifie vos actes.