Gestionnaires, êtes-vous conscients à quel point les perceptions d’injustice au travail font des ravages? Avez-vous déjà fait un examen de conscience à ce sujet? Plus précisément, vous êtes-vous déjà demandé quelles perceptions vos employés ont de vous? Êtes-vous justes? Équitables? Êtes-vous vraiment respectueux à leur égard? Vraiment? Comment en êtes-vous si convaincus?

Dans ma pratique, je rencontre des gestionnaires qui, la plupart du temps, font du mieux qu’ils peuvent, mais qui, pour toutes sortes de raisons, ne prennent pas en considération les perceptions de leurs employés face à leurs décisions, à leurs méthodes de gestion et/ou à leurs manières de communiquer. Ce qui ouvre la porte aux dérapages…

Eh oui, vos employés évaluent vos décisions, ils vous évaluent sur vos méthodes, processus et/ou politiques de gestion qui vous mènent à prendre vos décisions et ils vous évaluent aussi sur la manière dont vous communiquez avec eux. Tous des éléments de preuves qui serviront à vous condamner, vous, les gestionnaires! Pire encore, tous ces éléments de preuves serviront à justifier différents types de comportements négatifs dans votre milieu de travail.

En fait, s’ils vous scrutent ainsi, c’est en quelque sorte pour évaluer votre relation. Sans en être systématiquement conscients, leurs perceptions d’injustices prennent leurs sources des questions suivantes : suis-je respecté? Est-ce que mon estime de moi est intègre?

Entre vous et moi, c’est fondamental et légitime comme évaluation, non?

Voici donc quatre conseils pour vous aider :

1 – Soyez attentifs à ce que vous faites et dites (ou pas), à qui, comment, pourquoi et quand.

2 – Soyez attentifs aux perceptions que vos agissements peuvent occasionner sur vos employés.

3 – Soyez attentifs au non verbal, aux commentaires, changement d’humeurs ou d’attitudes. Il y a peut-être une perception d’injustice non exprimée; soyez à l’écoute.

4 – Faites de l’écoute active!

Justine Benoit, CRHA, MBA

Il y a quelques jours, lorsque je prononçais une conférence à des gestionnaires, je mentionnais qu’en 35 ans de carrière en gestion des ressources humaines, cette phrase est l’une de celles que j’ai le plus entendues. Il y a aussi des variantes du genre de: «Ici, c’est une vraie maternelle!» ou «J’ai l’impression de gérer une garderie». Ces phrases me font toujours sourire. Les gestionnaires qui vivent ces situations ne sont pas conscients qu’ils contribuent au phénomène. Ils ont l’impression de subir, mais en fait ils en sont parfois les instigateurs et toujours les complices.

Voici quelques exemples classiques. Un gestionnaire répond à une question d’une employée alors qu’il sait que cette dernière aurait pu trouver la réponse seule si elle avait pris le temps de réfléchir. Autre exemple, un gestionnaire protège des employés en tolérant certains écarts aux règles. Ou encore, une gestionnaire menace un employé de sanctions sans passer à l’action. Et le classique, une gestionnaire confie tous les mandats complexes et urgents à sa meilleure employée et les mandats faciles à une personne dont le comportement est problématique. Dans toutes ces situations, les gestionnaires adoptent des comportements parentaux qui encouragent chez leurs employés des réactions enfantines.

L’analyse transactionnelle développée par Éric Berne est très utile pour comprendre cette dynamique. On y identifie chez la personne trois États du Moi: Enfant, Parent et Adulte. Dans nos échanges (ou transactions), lorsqu’une personne se met en mode Parent, son vis-à-vis se met généralement en mode Enfant et vice-versa. Cette ligne de communication s’installe progressivement et devient l’usage dans les rapports quotidiens. Qu’ils soient aidants ou critiques, les comportements de Parent d’un gestionnaire provoquent généralement des réactions en mode Enfant chez les employés. Ils peuvent réagir soit en Enfant soumis, soit en Enfant rebelle ou encore en Enfant manipulateur. Cette réaction enfantine suscitera à son tour une nouvelle réponse de Parent chez le gestionnaire.

C’est cette ligne de communication qu’il faut arrêter, pour la remplacer par une communication en mode Adulte – Adulte afin d’établir une transaction parallèle harmonieuse et efficace en milieu de travail. C’est possible même dans une relation hiérarchique. Encore faut-il que les gestionnaires évitent d’agir en mode Parent et se concentrent eux-mêmes sur leur état Adulte. Cette compétence émotionnelle m’apparaît importante pour le mieux-être des gestionnaires.

Je vais t’apprendre à être aimable, à mettre un sourire sur ton visage, à parler poliment avec les autres? Tout ceci est très difficile à transmettre à nos employés n’est-ce pas? Sommes-nous supposés les éduquer ou les superviser?

Beaucoup pourront confirmer que la tâche la plus difficile d’un gestionnaire est de gérer son personnel. Souvent, c’est  l’équipe du recrutement qui est blâmée pour les choix problématiques. Comment ça il a été engagé lui?  Ce n’est pas l’attitude à adopter.

En fait, on demande aux candidats 3 catégories de compétences, en général :
1-    Savoir (connaissances)
2-    Savoir-faire (habilités techniques)
3-    Savoir-être (Attitudes, habilités interpersonnelles)

Ainsi, sur un curriculum vitae on pourra mesurer la connaissance (le savoir) et cerner à peu près le savoir-faire du candidat. Par contre, le savoir-être lui ne peut pas être quantifié par le CV.

Personne n’ajoute à son CV une section défauts de personnalités!!! De même qu’en entrevue; les  candidats se présente sous leur meilleure facette. Le superviseur doit rester attentif au cours de ses 3 mois de probation puisqu’il est plus facile d’agir si l’employé démontre des attitudes problématiques.

Il est possible de travailler à développer des connaissances et des habilités techniques chez une personne. L’école le fait, les livres, l’expérience de travail et même le gestionnaire en agissant en tant que coach. Par contre, comment travailler sur les attitudes de nos employés? La tâche se complique…

Ce qui est important de garder à l’esprit c’est qu’il ne faut pas ignorer le problème. Il faut agir dès que l’employé démontre un problème d’attitude. Sinon, quel est le message véhiculé? Mon superviseur n’a pas de contrôle sur l’équipe, il est mou, donc je fais ce que je veux et je le fais comme je veux.

Commençons par donner le bénéfice du doute à l’employé. On le rencontre pour mettre les choses au clair avec lui. Peut-être qu’il n’est pas au courant qu’il à une mauvaise attitude?!

Dans cette rencontre, qu’on appellera «feedback constructif», on essaie d’être le plus clair possible, de parler avec des faits et non des perceptions. Il ne faut pas oublier de lui expliquer les effets négatifs de son comportement, donc pourquoi est-ce que son comportement n’est pas bien. Les répercussions négatives sur l’équipe, les résultats et sur l’organisation par exemple. Ensuite, on lui demande de nous expliquer les raisons pour lesquelles il agit de la sorte (le comportement pour lequel vous l’avez rencontré). Une fois qu’il s’est exprimé, on lui demande de trouver des solutions pour que ça ne se reproduise plus. Il est important de lui remettre la responsabilité de trouver une solution. Lorsqu’il la trouve, il se sentira responsable de la faire fonctionner. Il aura le devoir de garder sa parole. Dans le cas où ça se reproduit et qu’on passe a un avertissement verbal, notre employés ne pourra pas nier le fait qu’il a été averti.

Il est important de prendre notre temps dans cette rencontre avec notre employé pour :
1-    s’assurer de cerner le problème et de bien le comprendre notre employé
2-    que l’employé cerne le sérieux du problème

Aussi, on se doit de l’avertir des conséquences qui seront appliquées, soit les mesures qui seront entreprises si le comportement indésirable se reproduit.

Renseignez-vous sur la politique des mesures disciplinaires dans votre entreprise. Ne prenez pas pour acquis que le département des ressources humaines se charge de vos situations difficiles avec vos employés. Les RH sont souvent un soutien aux gestionnaires.

Enfin, DOCUMENTEZ toutes les rencontres de feedback, les warning etc., fait auprès d’un employé. C’est ce qui justifie vos actes.

C’est en consultant un article intitulé « Un point sur un enjeu majeur »  de la revue IMAGINE du Réseau des ingénieurs du Québec, que j’ai réalisé à quel point le manque de main-d’œuvre qualifiée est un  enjeu majeur pour le Québec. Dans l’article, on y parlait du manque d’ingénieurs dans certains domaines comme le génie civil,  et plus particulièrement en régions éloignées.

Or ce problème ne se pose pas seulement dans le domaine de l’ingénierie, mais dans un grand nombre de secteurs de l’emploi, incluant celui de la main-d’œuvre non spécialisée. Cette problématique est maintenant aussi présente dans les grands centres qu’en régions.

Dans les grandes entreprises, l’exode des Baby-boomers s’est fait sentir en premier, car les plans de pensions favorables ont incité les travailleurs à prendre leur retraite plus jeune. Ces organisation, dans le but de diminuer les coûts, en ont profité pour  restructurer leurs opérations, diminuer le nombre d’employés et attendre au maximum avant d’embaucher le personnel remplaçant. Nous pouvons donc dire que la préparation de la relève n’a pas fait l’objet d’une planification exhaustive, de manière à optimiser la compétence du personnel et ce pour garantir la performance de l’organisation. Il en résulte donc une perte du know-how et du savoir-faire et un manque de ressources compétentes pour accomplir le travail attendu, aujourd’hui et demain.

Comment faire face à ce défi? La réponse n’est pas simple, mais en quelques mots, il faut concentrer ses efforts sur les points suivants:

• Retenir la main-d’œuvre compétente par différentes actions concertées pour maintenir l’intéressement et la motivation du personnel.
• Planifier les départs et organiser le transfert des connaissances et du savoir-faire entre les nouveaux et ceux qui quittent.
• Bien intégrer les nouveaux pour qu’ils se sentent épaulés dans leur nouveau poste, motivés à atteindre les objectifs et qu’ils développent rapidement un sentiment d’appartenance autant envers l’entreprise qu’envers leur équipe de travail.

Parmi ces trois points, le troisième est souvent celui sur lequel les organisations mettent le moins d’énergie.  On a bien sûr des processus d’intégration, mais dans les faits, on acquière les nouvelles ressources toujours trop tard, ce qui fait qu’on doive les parachuter dans leur nouvel emploi afin de combler rapidement les vides. On leur demande donc de performer sans avoir eu une formation de adéquate, de faire leur place dans les équipes de travail et de s’approprier les processus de l’organisation sans avoir le support nécessaire. Il est fréquent que des nouveaux employés me disent que leur patron n’a pas de temps à leur consacrer pour les aider: ils doivent se débrouiller. C’est donc pourquoi plusieurs nouveaux employés quittent un tel environnement, lorsqu’ils le peuvent, car les conditions de l’emploi ne rencontrent pas leur besoins. Cela les démotive.

En conclusion, il faut se rappeler que la performance et le succès passent avant tout par la compétence des ressources humaines. Cette compétence ne peut s’acquérir sans des activité efficaces d’intégration.

Peut-on retenir ses employés «de force»? Tout le monde nous dira que non, et plus particulièrement le personnel de la Commission des normes du travail du Québec. Bien entendu, du point de vue moral, c’est inacceptable. On ne peut pas faire de chantage ou de pressions pour retenir ses employés.

C’est en lisant un article dans Job Diffusion.com que j’ai constaté l’ampleur du problème. On y dit que «76 % des entreprises sont déjà confrontées à des difficultés liées à la pénurie de main-d’œuvre et  84 % des entreprises ont déjà des problèmes de pénuries ou prévoient en avoir à brève échéance». Cet état de fait génère un accroissement des activités de dotation au détriment des autres activités de gestion des ressources humaines. Les efforts sont donc de plus en plus consacrés à trouver de nouveaux employés et à les rendre performants, comparativement aux efforts déployés pour répondre aux besoins des employés déjà en service.

Ces derniers s’en trouvent souvent démotivés et désabusés, car personne ne s’occupe de leurs préoccupations et besoins. Ils vivent des problèmes de performance, des changements de priorités à la dernière minute, le manque de main-d’oeuvre, l’insatisfaction des patrons, le manque de coordination des activités, un climat de travail détérioré et j’en passe. Et il faudrait que dans ce contexte ils soient motivés à battre des records de performance! Il ne faut pas rêver! Le pire, c’est que les travailleurs «pensent» que les décideurs ne s’attaquent pas aux vrais problèmes et ils finissent par quitter.

Alors, que peut faire un gestionnaire pour garder ses employés, plus particulièrement dans l’environnement de pénurie de main-d’oeuvre que nous connaissons actuellement? En me référant à l’article ci-haut mentionné, il y a quatre points que je retiens et qui identifient les principales causes du départ des employés : le peu de reconnaissance, la faible préoccupation de l’organisation à l’égard des besoins des employés, le manque de formation et l’incompatibilité entre le candidat et l’organisation. Or, il est relativement facile et peu coûteux de répondre à ces points. Au niveau de l’organisation, il est clair que ces éléments devraient être pris en charge avec des plans de travail concertés entre les différents départements/services. Mais moi qui suis «seulement» superviseur, est-ce que je peux faire quelque chose lorsque la direction n’a pas pris les choses en mains?

Mais bien sûr! Chaque gestionnaire peut prendre un peu de temps chaque jour pour témoigner de la reconnaissance aux employés qui ont bien travaillé, pour leur demander si tout se passe comme ils le désirent, tout en leur demandant ce qu’on peut améliorer dans les façons de faire. Il peut également les impliquer dans la planification et l’organisation du travail afin qu’ils se sentent écoutés et fiers de participer à certaines décisions. Simplement trouver avec eux des solutions pour éliminer certains irritants donnera des résultats surprenants. Leur donner des orientations claires, du feedback, de la formation structurée et du coaching les aidera à mieux performer et ils seront fiers d’eux.

Finalement, quand on y pense, conserver son personnel est l’affaire de chaque gestionnaire. Il faut aussi penser comme JFK : «Ne vous demandez pas ce que votre pays peut faire pour vous; demandez-vous plutôt ce que vous pouvez faire pour lui». N’attendez donc pas que l’organisation mette en place un programme de rétention des employés, mais passez vous-même à l’action pour garder les vôtres.

L’écoute active, on en entend parler, mais qui la pratique vraiment? Toutes nos activités quotidiennes se passent très vite et nous sommes constamment bombardés d’informations par téléphone, par courriel, par les médias et lors de nos communications interpersonnelles. Cet environnement étourdissant nous pousse à tout traiter avec rapidité et souvent en surface, surtout nos communications. Cette problématique a des conséquences importantes dans le fonctionnement des équipes et cause, d’une part des problèmes de performance et, d’autre part des insatisfactions importantes de la part des individus. Une des causes de ce problème est que nous ne pratiquons pas l’écoute active. Il est difficile de répondre aux besoins d’un employé, d’un confrère, d’une conjointe ou de son enfant si on n’essaie pas vraiment de l’écouter. Rappelons-nous donc les rudiments de l’écoute active.

L’écoute active vise deux objectifs : chercher activement à comprendre et démontrer à l’autre que l’on comprend. Pour y arriver, on n’a qu’à effectuer les étapes suivantes:

1.      Être attentif:

Dans un premier temps, arrêter ce qu’on fait et démontrer son attention en regardant l’autre  dans les yeux. Être ouvert d’esprit afin d’être plus réceptif aux nouvelles idées, perspectives et possibilités. Établir un climat confortable et laisser à l’autre le temps nécessaire pour s’exprimer. Écouter ses propos sans interrompre et sans porter de jugement. C’est à cette étape qu’il faut chercher ce qui se cache derrière les mots: les sen­sations, les perceptions, les idées, les émotions, les intentions.

2. Assurer sa compréhension

Refléter l’information et les émotions de l’autre personne en utilisant les outils suivants:  questions,  reformulations, résumés et  reflets de sentiments. Cette étape peut nécessiter plus d’une ronde d’éclaircissements; il faut chercher à aller au fond des choses pour bien comprendre la position de l’autre personne.

3. Confirmer

Confirmer sa compréhension en résumant les thèmes-clés. Ceci permet à l’autre de voir qu’on a bien saisi le sens de ses propos. Demander à la personne de faire de même.

Ainsi, en seulement 3 étapes bien simples, il est permis de bien comprendre l’idée exprimée par une autre personne. Pour qu’une discussion donne de bons résultats, il faut aussi s’assurer que l’autre pratique aussi l’écoute active.

Alors, Bonnes Communications!

Récemment, un gestionnaire me demandait comment régler un conflit qui existait entre deux de ses employés. Il ne savait trop quoi faire, ni par quel bout commencer. Il ajoutait par la même occasion être « tanné » d’avoir à gérer ses employés comme si c’était « des enfants ».

L’un deux (Richard) avait décidé qu’il n’adressait plus la parole à son collègue (Steve), le privant ainsi des informations utiles et pertinentes habituellement communiquées lors de son changement de quart de travail avec ce dernier. Son motif invoqué : « Steve ne prend jamais le temps, à la fin de son propre quart de 12 heures, de nettoyer l’aire de travail et de replacer aux endroits prévus les outils et équipements utilisés. À mon arrivée sur la machine au début de mon quart, c’est le bordel et c’est moi qui dois accomplir la sale besogne de nettoyage qu’il n’a pas complétée avant de quitter. Assez, c’est assez ! » Une petite “guéguerre” personnelle s’était donc déclarée et certains membres de l’équipe avaient même commencé à prendre position pour l’un ou pour l’autre.

Voilà un exemple typique de situation où un conflit aurait pu être évité, si le gestionnaire était tout simplement intervenu plus rapidement auprès de Steve dans une perspective de gestion de sa performance. Tout ce qui a maintenant l’apparence d’un conflit, et qui nécessitera assurément le déploiement de l’artillerie lourde, aurait pu être traité plus facilement avec une simple intervention de feedback constructif dès la première observation de l’écart.

Voilà le lot de plusieurs gestionnaires qui choisissent tantôt  de « fermer » volontairement les yeux sur des situations qu’ils considèrent banales, tantôt de tolérer certains écarts en assumant qu’ils disparaîtront d’eux-mêmes. Agissent-ils ainsi par manque de connaissance des effets possibles qu’une telle décision peut générer ? Agissent-ils ainsi par manque d’habiletés à intervenir dans des situations délicates impliquant des écarts de performance ? Agissent-ils ainsi pour préserver leur autorité relationnelle auprès des individus visés par l’écart de performance ?

Chose certaine, en agissant ainsi, ils oublient une partie fondamentale de leur rôle qui est entre autres, de gérer la performance de leur personnel au quotidien, ce qui veut dire de :

1. Préciser ses attentes en termes de comportements et résultats attendus (performance et rendement);
2. Communiquer celles-ci aux membres de son équipe de façon claire, précise, motivante, en utilisant préférablement des exemples;
3. Expliquer les raisons et les motifs (le pourquoi) justifiant l’importance de rencontrer les attentes définies;
4. S’assurer de l’adhésion des membres de son équipe vis-à-vis les attentes communiquées et obtenir leur engagement;
5. Mesurer au quotidien la performance réalisée et le rendement obtenu;
6. Lorsqu’il y a concordance entre ce qui est réalisé et ce qui était attendu, le mentionner à l’employé de façon à renforcer le comportement observé;
7. Lorsqu’il y a écart négatif entre ce qui est réalisé et ce qui est attendu, le mentionner à l’employé de façon constructive et le responsabiliser dans la recherche de solutions visant à améliorer, modifier, voire corriger le comportement déviant. Convenir d’un suivi éventuel et en profiter à ce moment pour reconnaître l’amélioration, s’il y a lieu.

Si le gestionnaire avait agi ainsi au départ avec les membres de son personnel, et qu’il était intervenu auprès de Steve dès la première observation quant à son éthique de nettoyage et de rangement des outils, il aurait sans aucun doute éviter que Richard s’en mêle, que la situation dégénère et qu’elle prenne de telles proportions.

Se pourrait-il que gérer la performance de nos employés s’apparente grandement au rôle d’un parent qui éduque ses enfants ??

La fonction de patron a changé!!! De nos jours, avant d’être un patron il faut être un coach. Ceci s’explique par une nouvelle dynamique, appelée développement des compétences, qui incite les employés à vouloir inscrire comme une de leurs priorités, une compagnie qui puisse leur offrir, en plus de la garantie salariale, un environnement permettant, par exemple, la mise à niveau et le recyclage de leurs compétences par le biais de la formation.

Compte tenu de la compétition, les individus ont aujourd’hui l’avantage de choisir leur milieu de travail. Étant donné que le salaire n’est plus le seul critère, le patron doit être en mesure de tenir le rôle de coach afin de pouvoir combler ce besoin en développement des compétences.

À cet effet, le gouvernement a compris l’importance de cet enjeu : La Loi favorisant le développement de la formation de la main-d’œuvre a été modifiée le 8 juin 2007. Elle s’appelle désormais Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre ou loi sur les compétences. Les modifications apportées à la Loi sont spécifiées dans le bulletin d’information (PDF, 106 Ko).

Ceci ne veut pas dire qu’être coach se limite à offrir de la formation à ses employés. Si on regarde la définition proposée par Wikipédia : Le coaching ou mentorat est un accompagnement professionnel personnalisé permettant d’obtenir des résultats concrets et mesurables dans la vie professionnelle et/ou personnelle. À travers le processus de coaching, la personne coachée approfondit ses connaissances et améliore ses performances. De ce fait, le coach doit prendre le temps d’entrer en relation avec son personnel afin de cerner les besoins nécessitant un accompagnement et un développement, puisqu’on caractérise le coaching comme un accompagnement personnalisé.

Néanmois, le coach ne doit pas perdre de vue ses objectifs organisationnels. C’est donc pour cela qu’il doit travailler sur les besoins de ses employés afin de les garder motivés et de les orienter vers l’atteinte des objectifs de l’organisation.