Je regardais tout récemment un documentaire sur les différentes guerres Napoléoniennes et cela m’a amené à m’interroger sur l’organisation qui devait y avoir derrière tout ça. En effet, quand on réfléchit aux différentes tâches requises pour mener à bout des guerres comme celles-ci, il n’est pas question de s’y prendre à la dernière minute. Dans le cas de Napoléon quand on regarde l’inventaire de ses victoires, je me dis qu’il a dû avoir tatoué le proverbe de Confucius: “Le succès dépend de la préparation préalable, sans préparation l’échec est assuré”. Non seulement il doit développer sa stratégie de combat face à son ennemi, mais ensuite lorsque son armée est en guerre comment fait-il pour communiquer et coordonner le combat? Ou encore les nourrir. Avec des milliers d’hommes, un repas 3 fois par jour cela doit demander une gymnastique extraordinaire. Dans ce temps-là il n’y avait pas de rôtisserie St-Hubert!

J’imagine qu’il aurait été un très bon gestionnaire!!! Toutefois, dans le contexte d’aujourd’hui il aurait eu un beau dossier de plaintes d’harcèlement psychologique de la part de ses employés!

En tant que gestionnaire, n’avez-vous pas l’impression d’être livré au combat à tous les jours? Avec tous les moyens de communication et les notions de gestion que nous avons a notre disposition ne devrions-nous pas avoir autant de victoires, si ce n’est pas plus ?

On dit souvent qu’il faut voir devant pour avancer… être proactif est définitivement une valeur a intégrer pour un gestionnaire. Nous nous devons aussi d’insérer le proverbe de Confucius à nos habiletés de gestion!

Les vainqueurs d’autrefois ont beaucoup a nous apprendre selon moi…

Récemment, au retour d’une intervention à Ottawa, dans le train vers Montréal, j’ai fait la connaissance d’un médecin et nous avons discuté de nos carrières respectives et nos passions dans la vie. La conversation a toutefois bifurqué vers la gestion de notre temps. Comme professionnels, nous avons tous des défis en matière de gestion du temps. Notre responsabilité est de bien identifier nos priorités journalières en ce qui a trait à notre travail, nos familles et notre propre bien-être.

La gestion du temps est cette liberté propre qui nous est donnée et une opportunité de se choisir, dans nos forces et nos limites. Également, il ne faut pas hésiter à demander de l’aide lorsque le besoin se manifeste; savoir dire non, à l’occasion, sans se sentir coupable; et surtout employer nos talents et notre potentiel pour un mieux-être quotidiennement.

Une nouvelle année débute et certains d’entre nous avons pris de nouvelles résolutions. La mienne consiste à mieux gérer mon agenda en me gardant des plages ouvertes, débuter rapidement les tâches qui me déplaisent et m’accorder plus de temps dans l’accomplissement de tâches plus complexes.

Prioriser sa vie est un privilège qui nous est tous accordé!

Bonne Année à Tous!

Kathleen Sears

La semaine dernière, j’animais une session de formation portant sur « La gestion du temps et des priorités », diffusée à un groupe de gestionnaires provenant de différentes PME. Eh bien oui, seulement la moitié des gens étaient présents à l’heure convenue pour le début de la session, car la plupart étaient passés par le bureau ou l’usine avant le début de la formation. Et qui l’aurait cru, ils ont eu une multitude de problèmes à régler lors de ce court passage dans leur milieu de travail. C’est ce qu’ils m’ont révélé à leur arrivée.

Comme il y avait trop d’absents pour commencer la session, j’ai décidé d’accorder 10 minutes de grâce aux retardataires afin de leur permettre d’arriver. Au moment convenu pour débuter la session, il en manquait encore 4 sur 12. Durant ce temps, j’ai observé que les personnes qui attendaient ne maugréaient pas à cause de la situation, et personne ne me demandait de commencer sans attendre les autres. Comme nous sommes compatissants envers les autres qui nous font perdre notre temps…! J’ai finalement débuté la session.

Vers 9h30, un des participants est arrivé. Comme les autres travaillaient en sous-groupes, il en a profité pour s’excuser de son retard. Il m’a ensuite expliqué que son usine l’avait appelé vers 2h a.m. pour lui dire qu’une ligne de production était arrêtée et qu’on n’avait pas la pièce de rechange pour effectuer la réparation. Il a donc passé une bonne partie de la nuit à essayer de trouver une solution temporaire au problème, afin de redémarrer la production. N’en ayant pas trouvé, il est parti très tôt le matin, avant l’heure de pointe, afin d’aller chercher la pièce manquante. Il est ensuite passé par l’usine pour livrer son précieux colis avant d’arriver à la formation avec une heure de retard. À son arrivée, le stress et la fatigue se lisaient sur son visage. Il était exténué.

Pendant que les autres poursuivaient l’activité en sous-groupes, j’en ai profité pour mettre à niveau mon nouvel arrivant. Je l’ai guidé à travers les premiers exercices de la session, qui sont avant tout des remises en question sur ses propres comportements ayant un impact sur sa gestion du temps. Au fur et à mesure des questions, son visage devenait de plus en plus préoccupé et j’ai lentement vu la panique s’insérer dans son regard. Il prenait conscience du cul de sac dans lequel il s’était lui-même foutu en voulant tout faire et tout contrôler.

Lorsque je l’ai connu il y a 2 mois, il se disait fier d’être un « workaholic » et d’en faire plus que tous les autres. Il disait vouloir prendre en mains et régler tout ce qu’il pouvait, que cela fasse partie ou non de son rôle. Il justifiait ce comportement en disant que les autres responsables n’intervenaient pas suffisamment rapidement. Donc, au fil du temps, il en a pris de plus en plus sous sa coupe et sa charge de travail s’est accrue d’autant. Et comme dans la fable de la « Grenouille et le Boeuf », la grenouille a finalement explosé, malgré les multiples conseils de quelques confrères et consoeurs à ce sujet. Ne pouvant l’influencer, les autres ont finalement laissé l’intrus s’approprier leurs tâches. Ils se disaient : « S’il veut tout faire, qu’il le fasse; lorsqu’il en aura assez, il cessera bien. Entre-temps, ça me fait moins d’ouvrage ».

Lors de sa prise de conscience, ce participant s’est rendu compte qu’il était au bout du rouleau et pris dans une impasse. Il a donc fait une crise de panique en notre présence et il a dû se rendre à l’hôpital, où il a été gardé sous observation durant deux jours. Il a aussi eu un billet du médecin pour l’exempter du travail pour un mois.

Si je vous parle de ce cas, c’est qu’il n’est pas unique et que nous devons tous rester vigilants pour ne pas tomber dans le panneau. Nous devons évaluer nos attitudes et comportements face au travail car, la plupart du temps, nous nous mettons sur le dos plus de pression que n’en demande le travail lui-même. Il faut se méfier des objectifs trop grands, du perfectionnisme, de vouloir toujours faire plaisir, de vouloir épater la galerie, etc. Il en va de votre santé et de votre performance à long terme.

Lors de différentes sessions de formation que j’anime sur la gestion des priorités, la motivation, le coaching ou  le leadership, je pose souvent aux gestionnaires participants la question suivante : « Vous arrive-t-il de répondre à des questions de vos employés, tout en sachant que s’ils avaient réfléchi ou fait des recherches, ils auraient trouvé la réponse? » La réponse est  unanime : OUI, SOUVENT! Lorsque je demande : « Vous arrive-t-il de devoir répondre à des questions de vos employés sans qu’ils n’aient aucune piste de réponse à vous proposer? » Ici aussi on me répond : OUI, SOUVENT!

Cette situation  fréquente et répétitive est devenue normale, donc acceptée par la majorité des gestionnaires. C’est là le problème, car ce n’est pas normal, loin de là. Le fait que ce soit fréquent et répandu n’en fait pas une situation acceptable.

Un gestionnaire qui tombe dans le piège de répondre à ce type de questions perd totalement le temps qu’il consacre à y répondre; c’est la première conséquence négative. Ensuite, il encourage l’employé(e) à revenir dès qu’il aura une autre question, sans avoir à réfléchir et chercher : deuxième conséquence négative. Progressivement, l’employé s’installe dans un processus de dé-responsabilisation face à une de ses responsabilités premières : réfléchir; troisième conséquence négative. Chaque fois que vous répondez à une de ces questions, vous contribuez à tuer l’initiative et la réflexion et vous installez vos employés dans un mode passif et moins contributif. Vous vous rendez complice de la situation par votre comportement. Vous croyez gagner du temps alors que vous en perdez.

D’abord recadrons la problématique à l’aide d’un principe de gestion. Le rôle d’exécutant implique non seulement d’exécuter des tâches, mais aussi de chercher des réponses aux questions qui se posent dans le cadre du travail. Chercher des réponses ne signifie pas refiler la question au gestionnaire. C’est trop facile et improductif, puisque l’employé gagne du temps aux dépens du temps du gestionnaire. Les seules questions qui devraient être soumises sont celles auxquelles on a réfléchi, on a fait des recherches et finalement on n’a rien trouvé. Ce qui devrait représenter des situations exceptionnelles. Ou alors, lorsque la réponse implique une décision relevant de l’autorité du gestionnaire.

Que faire alors? C’est simple : ne répondez pas, questionnez plutôt. Voyez la situation comme une occasion d’entreprendre une démarche de coaching avec votre (vos) employé(s). Voici quelques exemples de questions susceptibles d’être posées à vos employés.

Quelles recherches as-tu fait avant de venir me voir?

Où pourrais-tu trouver des pistes de réponses à cette question?

Que fait-on habituellement dans cette situation?

Quelles sont toutes les causes du problème? Quelles sont les alternatives?

Que suggères-tu?

Que ferais-tu si j’étais absent pour la semaine?

Bref, répondez par une question et gardez vos réponses uniquement pour les questions vraiment significatives; celles que l’employé a véritablement traitées mais sans toutefois y trouver une réponse ou sans être certain de la réponse. Ce n’est qu’à ce moment que votre réponse a une valeur ajoutée pour le développement de l’employé. En adoptant cette approche, vous bénéficierez progressivement de plus de temps et d’employés capables de réfléchir et de trouver des réponses. Des gains non négligeables.

En me rendant au travail ce matin, j’ai constaté, à un moment donné, la fougue que chacun y mettait pour se faufiler devant les autres, que ce soit en voiture, en vélo ou à pied. C’était un matin où la circulation était des plus congestionnée. La succession effrénée d’événements similaires me faisait réaliser que les gens étaient comme téléguidés vers un objectif  inconnu. J’étais comme un spectateur qui regarde une pièce de théâtre. Le stress était palpable sur les visages. La frénésie urbaine aidant, les gens ressemblaient à des marionnettes manipulées par une main invisible les faisant bouger sans cesse de plus en plus vite.

Est-ce que cette main invisible ne serait pas constituée des innombrables interactions que chacun doit subir à chaque journée à travers les situations et les personnes qu’il rencontre? Je me suis alors demandé : est-ce que les gens deviennent comme des marionnettes fébriles seulement dans la circulation ou est-ce pareil au travail? Ma mémoire a fait resurgir des images de situations vécues dernièrement dans différents milieux de travail et je me suis dit que, pour certains, ce pattern étourdissant se répète souvent au cours d’une journée.

Par exemple, qui n’a pas assisté à une réunion où on discute de sujets importants pendant que, à tout instant, certains prennent leurs courriels sur leur portable ou répondent simplement au téléphone, car c’est « important » de ne rien perdre de vue. À l’occasion, certains doivent même s’absenter pour régler des problèmes « urgents », c’est du moins ce qu’ils nous disent en s’excusant d’avoir dû quitter. Lorsqu’ils reviennent, ils ont perdu le fil des discussions et doivent assumer les conséquences des décisions qui ont été prises durant leur absence.

On demande de plus en plus aux gestionnaires d’être en « contrôle total » et de tout prendre en main pour générer l’action, même s’ils sont déjà débordés. C’est donc ainsi qu’ils doivent vivre chaque journée qui ressemble à un vrai cirque. Lorsqu’elles réussissent à sortir de leur lieu de travail, ces personnes sont donc vidées et stressées, tout en ayant eu l’impression d’avoir couru toute la journée pour éteindre des feux. Finalement, on peut résumer la situation en disant que la culture actuelle du travail demande toujours de produire plus… de résultats… avec moins… de temps, de ressources humaines, monétaires, matérielles et technologiques.

Lorsqu’on ne sait plus où donner de la tête, comme la marionnette fébrile, et qu’on a l’impression de ne plus être capable de faire correctement son travail, c’est qu’il nous faut analyser la situation pour trouver des solutions gagnantes afin de mieux gérer son temps. En effet, une saine gestion du temps et des priorités nous permet de diminuer nos rongeurs de temps et de cibler, par une analyse de nos activités, celles qui ont le plus d’impact sur nos résultats. Nous pouvons ainsi mieux planifier notre emploi du temps et mieux nous organiser pour accomplir “plus” de choses avec “moins” de temps.

On aura donc l’impression d’influencer les événements plutôt que de les subir, comme c’est le cas pour la marionnette fébrile. Ainsi, peut-être serons-nous plus patient dans la circulation lors du retour à la maison!

Depuis quelques années, la tendance est de réduire la durée des activités de formation, particulièrement dans les domaines des habiletés de gestion, des habiletés à travailler avec les autres et du service à la clientèle. Non seulement cette tendance se maintient, mais elle s’amplifie.

Il y a différentes causes. D’abord, les rationalisations et les réductions d’effectifs des dernières années ont généré une augmentation de la charge de travail pour plusieurs, ce qui limite grandement leur disponibilité pour participer à des activités de formation. Souvent, s’absenter du travail pour une activité de formation coûte cher au retour, puisqu’il faut rattraper le temps. On n’a qu’à observer les participants à une session de formation au moment de la pause; ils se jettent sur leur cellulaire afin de prendre leurs messages vocaux et leurs courriels et y répondre. Autrefois, on disait que le temps c’est de l’argent. Aujourd’hui, le temps c’est du temps et c’est encore plus rare. Tout le monde semble en manquer.

L’autre cause qui contribue à cette tendance à couper dans la durée de la formation est l’immédiateté dans laquelle la technologie nous enveloppe de plus en plus. Tout doit être condensé, facilement accessible et très rapide (préférablement instantané). L’apprentissage doit suivre la même règle.

D’ailleurs, les conférenciers l’ont bien compris. Ceux d’entre eux qui s’annoncent comme formateurs plutôt que comme conférenciers incitent à l’erreur. Qui a déjà développé des habiletés réelles au retour d’une conférence? Qui en est revenu avec une compétence supplémentaire durable? Au mieux, certains y ont puisé quelques trucs. La véritable question est de savoir quelle proportion du contenu fera l’objet d’un transfert d’apprentissage. Cependant, la conférence a l’avantage d’être une formule attirante car elle se caractérise par sa brièveté . En plus, la seule personne qui a des efforts à faire est le conférencier. Lors d’une conférence, il n’y a pas de participants, il n’y a qu’un auditoire; alors qu’en formation, il faut participer pour apprendre.
Il m’arrive parfois de penser que la cause fondamentale qui fait que l’on cherche de plus en plus à raccourcir la durée d’une activité de formation est qu’on y croit moins. Mais comme on sait aussi que ça ne peut pas nuire, alors aussi bien en donner quelques heures et de la manière la moins exigeante. Pour que la formation donne des résultats, il faut permettre le développement d’habiletés et non pas uniquement de connaissances. Et pour acquérir des habiletés ou les perfectionner, il faut du temps. L’apprentissage instantané et sans effort, ça n’existe pas. Que ceux qui ont suivi des cours de ski, de golf, de judo ou d’autres activités s’en rappellent. Ils n’ont pas développé leurs habiletés en quelques heures.
Pourtant, de plus en plus apparaissent sur le marché des activités dites de formation – que j’appelle fast-training – où le participant n’a pas vraiment à s’impliquer ni à faire d’efforts. Comme il faut réduire la durée, alors il n’y a que peu ou pas d’exercices. Un présentateur (et non un formateur) assisté d’une série de jolies diapositives explique quoi faire, quoi dire ou comment réagir. En prime, ça ne dure que quelques heures. Vous voilà formé. Pourtant, si l’on faisait une évaluation rigoureuse de l’apprentissage réalisé, de l’apprentissage transféré puis des résultats obtenus, on serait souvent en droit de se demander si … ça valait le dérangement.

Lorsqu’on dépasse une certaine limite en coupant dans la durée de la formation, c’est dans la qualité de la formation qu’on coupe et par conséquent, sur l’apprentissage réalisé. Bref, on se prive de résultats.